Adea es una empresa de "ingeniería documental", explica su delegado en Canarias, Juan Sánchez. La firma "acompaña" la vida de la documentación de las empresas desde que es creada hasta su destrucción.

Sánchez aclara que la labor de Adea comienza cuando el documento "es definitivo y va al archivo". Mientras está en tramite, explica, lo gestiona el propietario con cualquiera software de los disponibles en mercado, pero una vez que llega a su versión final y hay que archivarlo, la empresa interviene. Los documentos se pueden archivar en las dependencia de las propias compañías que lo generan -que van desde randas a bancos hasta pequeñas empresas- o pueden optar por externizarlo.

En este último caso, Adea lo custodia, lo digitaliza o lo destruye cuando su propietario lo solicite. Además, ayuda a definir el proceso de archivo para elaborar cuadernos de calificación y series documentales a fin de poder guardarlos y encontrarlos cuando sea necesario.

Además de guardar los papeles de forma física, también disponen de un software para la consulta. Cuando se pasan los documentos desde los archivadores de la empresa a los contenedores de Adea, genera una base de datos que se guarda en la nube "con máxima seguridad".

El cliente puede acceder así a sus documentos desde la oficina con un sistema "muy robusto" de autorizaciones que define quién accede a qué contenedores y qué puede ver.

"Decidimos con el cliente la interacción que quiere para su fondo documental", explica Sánchez.

Puede necesitar una caja completa en forma física, o un expediente concreto para verlo de forma digital, sin necesitar el papel. En ambos casos, "nos encargamos nosotros".

"La aplicación en la nube está diseñada por nosotros, es nuestra, y la ponemos a disposición del cliente", explica el delegado de la empresa en las Islas. "Generamos una base de datos lógica de lo que era su almacén para que pueda "ver" la custodia física con nuestro aplicativo", explica.

Para archivar los papeles, la empresa cuenta con una nave en Gran Canaria, "y ahora buscamos otra en Tenerife", aunque la de Gran Canaria tiene capacidad para todo el Archipiélago con sus más de 80 kilómetros lineales de capacidad de custodia.

Pero ahora, Adea busca crear una infraestructura similar en Tenerife porque "algunos" clientes se sienten "más seguros" si sus documentos están en la misma Isla, "aunque debería darles igual". Hasta la fecha, el centro de Gran Canaria es el único en el Archipiélago, y existe desde 2004.

En este sentido, señala que algunas empresas guardan parte de la documentación en la península. "Son los archivos que ya no trabajan de forma diaria", indica. "Pero no hace falta gastar dinero para guardar ese papel: es más barato externalizar la custodia en naves como las nuestras, que son más seguras y el cliente no tiene que desplazarse a buscar el expediente físico, sino que lo dispensamos bajo una petición a través de un software", añade. También se puede digitalizar.

La implantación de la empresas en Canarias se debe a que un cliente que gestiona "millones" de cajas exigió tener infraestructura en las Islas. "Los puristas dicen que la documentación, cuanto menos se mueva, mejor, y que lo que haya que manipular sea lo mínimo, y mejor si es digital".

Pero si el cliente no lo autoriza, Adea no puede tocar el documento y no sabe qué hay en las cajas. "Nunca las abrimos si las sellan, pero si necesita la digitalización de un expediente, sacamos el documento y se le remite de esa forma".

Aunque puede parecer un servicio sofisticado para grandes empresas, Sánchez insiste en que también está orientado para las pymes. "No es un servicio caro", asegura. "Un contenedor para tres archivadores estándar cuesta 30 céntimos al mes", afirma.

De los 260 empleados que tiene la empresa, en las Islas hay cinco, que pueden llegar de manera puntual hasta unos 20 en función de los picos de recogida y entrega de los clientes. En esos momentos, la plantilla crece con personal para hacer la recogida y el traslado de la documentación.