Las aplicaciones móviles ocupan al usuario medio más tiempo que otras tareas, como la navegación, cuando está usando el teléfono móvil. Suponen todo un filón que explotar y centran los esfuerzos de desarrolladores que muestran día a día su creatividad. Hay una app para cada necesidad, algunas de lo más extravagantes.

Mucho antes que apareciesen las aplicaciones móviles o los smartphones mismos, sin embargo, el usuario medio de internet acometía tareas básicas, como enviar y recibir correo electrónico. . Tanto que hoy día cuentan con utilidades que se escapan al usuario.

Cuidando el diseño

No todo es iniciar sesión en el correo electrónico y escribir emails estándar que tienen la única función de dar una información y llegar bien a su destinatario. Iniciar sesión para mandar correos electrónicos debería llevar aparejado otras acciones, sobre todo cuando se quieren causar una buena impresión.

Outlook, por ejemplo, permite hacer cambios en la configuración para modificar la fuente y su tamaño, de forma que se puede poner más grande, más ancha o incluso modificar el color.

También permite crear una firma para insertar en todos los emails, algo muy útil en el ámbito empresarial, porque se trata de un pequeño texto con información que siempre se enviará. Y, para que sea más visual, se puede acompañar de un gráfico o de animaciones.

Listas de distribución

Lo primero es abrir una cuenta online, registrarse en Hotmail o en Gmail. Se puede, por supuesto, abrir cuentas online diferentes.

En Outlook, por ejemplo, se puede crear una lista de distribución para así enviar correos a grupos de personas con más facilidad: clientes, compañeros de la oficina, amigos, familiares…

Gmail, por su parte, te permite visualizar los contactos y crear etiquetas para agruparlos.

Organizar tu bandeja de entrada

Al crear cuentas por primera vez, es habitual que todo sea caótico, hasta que se va cogiendo el hilo. Cuanta más información se tenga al crear cuentas de email, ya se trata de crear correo de Gmail, Outlook, Windows Live Hotmail o cualquier otra opción, mejor.

Outlook, por ejemplo, da la opción de limpiar rápidamente los correos no deseados de la bandeja de entrada, y ofrece también la posibilidad de eliminar de forma automática los mensajes de una persona concreta, o establecer filtros solo los más recientes.

Gmail permite organizar los correos recibidos con etiquetas que los clasifican, a modo de carpetas. Incluso se pueden crear subetiquetas.

Programar correos

Se trata de una tarea muy básica, que no todo el mundo sabe hacer y que evita tener que en el correo a horas intempestivas u olvidarse de mandar uno importante.

Si la fuente es Microsoft Outlook, se puede retrasar la entrega de forma que el mensaje no saldrá antes de una fecha y hora determinada (opción disponible en “Más opciones”). Se puede incluso retrasar la entrega de todos los mensajes, en Archivo / Administrar reglas y alertas.

Programar correos en Gmail también es posible si se instalan extensiones como Right Inbox en el navegador.

Generar respuestas automáticas

También muy útil si el usuario se encuentra ausente, por ejemplo, por vacaciones, por lo que es una utilidad que ofrecen todos los gestores de correo.

En Gmail, se puede hacer a través de la rueda dentada de “Configuración”, en la esquina superior derecha de la pantalla, en el apartado respuesta automática. Outlook también permite hacerlo, a través de “Archivo / Respuestas automáticas”. Se puede configurar el mensaje que se deseen en el apartado “Dentro de mi organización”.

También Yahoo lo permite, a través de “Opciones / Opciones de correo / Ausente por vacaciones”.

No perder los contactos

Los contactos se pueden exportar a un archivo CSV en el caso de Outlook. En Gmail se pueden importar, restaurar contactos y crear copias de seguridad de ellos desde Yahoo, Outlook, Hotmail, AOL y otros proveedores de correo, desde una cuenta Gmail o desde Apple o iCloud, a través de Shuttlecloud.

Dar macha atrás si algo no está bien

Lo de cuidar el contenido no tiene que ver solo con elegir un diseño apropiado, también de asegurarse de que lo que va a recibir la otra persona es lo que debe. ¿A quién no le ha pasado eso de enviar algo sin el archivo adjunto que debería contener?

Es posible cancelar envío, por ejemplo, en Gmail. Antes, claro, hay que configurar un retardo. Para ello, hay que pulsar el “Configuración / Configuración / General / Deshacer el envío”, y marcar unos segundos de cancelación que pueden ser 5, 10, 20 o 30 segundos. Muy útil cuando es habitual equivocarse.

Buscar de forma exhaustiva

Cualquier proveedor de correo, como Gmail, permite organizar a conciencia el correo electrónico para evitar que se pierdan los que no son importantes, o separarlos bien por categorías. Al margen de las ya mencionadas etiquetas, también están las estrellas de prioridad o la posibilidad de guardarlos en la bandeja de destacados, de forma que pulsando en esa pestaña se puede acceder a todos los que tengan información relevante.

Pero cuando aun así un correo se pierde y hay que encontrarlo, es útil usar los comandos de búsqueda. En la barra correspondiente se puede introducir una palabra clave y, si se quiere ser más específico, etiquetas como “label” para que busque en una carpeta concreta, “filename” si se recuerda el nombre del archivo adjunto o el símbolo “-” cuando se quiere excluir algo de la búsqueda.

Sincroniza cuentas

Desde Outlook se puede acceder a Windows Live Hotmail y utilizarlo para enviar mensajes, y viceversa. También se puede acceder a Gmail, ya que ambos proveedores también trabajan de forma conjunta.

Pero, al margen de eso, es posible sincronizar varias cuentas para que todos los correos que recibe el usuario puedan ser vistos en una misma bandeja, para evitar tener que ir abriendo y cerrando cuentas.

Hacer chats y videollamadas

Para hacer chats y videollamadas se suele recurrir a otras herramientas como Skype, más profesionalizadas, pero no hay por qué subestimar el poder de Hangouts de Gmail, por ejemplo, cuando se tiene a mano.